Автоматизация отелей, Запорожье

Virbee™ Hotel

Система предназначена для малых и крупных отелей. Система разработана с учетом специфики отельного бизнеса и включает в себя следующие возможности:

Работа с номерами:

Интерактивное взаимодействие с поселениями, бронями, номерами на ремонте, выселенными номерами. Различная цветовая гамма поселений, броней, выселенных номеров. Отображение номеров номерного фонда, категорий номеров, статуса номера (чистый/грязный), сообщений для номера, данных службы горничных (автораспределение номеров на уборку, выполненные уборки и пр. ). Быстрое перемещение по календарным датам. Фильтр отображения номерного фонда по определенным категориям, фильтр отображения по проживающим, свободным номерам, выбывшим гостям, заезжающим и пр. Отображение текущих балансов гостей (долг, депозит), количества взрослых/детей в номере. Отображение информации о текущей смене, зарегистрировавшемся на смене администраторе. Быстрый поиск гостя по фамилии. Альтернативное представление шахматки (список гостей). Этажный план

Работа с клиентами:

Указание даты и времени заезда/выезда гостя, тарифа проживания, раннего заезда/позднего выезда, скидки, типа оплаты, типа размещения (номер/место), количества взрослых/детей на основных/дополнительных местах, Ф. И. О гостя. Указание оплаты проживания за гостя от организации/контрагента/другого гостя, схемы оплаты, агентов, комментария, статистических данных. Определение инд. цвета поселения, сообщения при заезде/выезде. Изменение поселения (продление/уменьшение срока проживания, тарифа, скидки и пр. ). Переселение.

Работа с оплатами:

Отображение начисленных/оплаченных услуг. Добавление гостю дополнительных услуг. Отображение информации об услугах (наименование услуги, цена, количество, скидка, дата начисления услуги, владелец счета, тариф, имя начислившего/оплатившего услугу администратора, получатель платежа). Корректировка начисленных услуг, удаление услуг. Оплата услуг за весь период проживания, частичная оплата, посуточная оплата. Оплата по различным типам оплат (наличный, безналичный расчет, кредитные карты). Возврат оплаты. Добавление скидки на соответствующие услуги. Разделение начисленных услуг на равные части. Начисление депозита. Начисление произвольного тарифа. Автоначисления услуг за определенный/весь период проживания. Отмена начислений. Трансфер (перенесение) услуг с одного счета на другой. Отображение баланса счета гостя. История изменений счета. Распределение услуг между гостями в номере с выпиской инд. счета. Использование фильтров отображения операций (фильтр по гостю/плательщику, оплаченным/неоплаченным услугам, фильтр по типу операции — платеж/услуга, фильтр по периоду операций — текущая смена, все смены, период). Сообщения при открытии счета. Печать полного счета гостя, чеков.

Автоопределение доступности номера на период бронирования. Указание даты размещения (дата и время заезда/выезда гостя), тарифа проживания, раннего заезда/позднего выезда, скидки, типа оплаты, типа размещения (номер/место), количества взрослых/детей на основных/дополнительных местах, Ф. И. О гостя. Указание оплаты проживания за гостя от организации/контрагента/другого гостя, схемы оплаты, агентов, комментариев, статистических данных. Определение инд. цвета брони, сообщения при заезде. Изменение брони. Отмена брони, с указанием причины отмены. Предоставление печатной формы подтверждения брони. Отображение списка свободных номеров на заданный период.

Групповое бронирование:

Создание групповой заявки от организаций, тур. фирм и пр. Автоопределение доступности номера на период резервирования. Указание статуса заявки (выполнена, незаезд, отказ, частичное выполнение и пр. ). Определение периода заявки, плательщика, скидки, агента, комиссии, индивидуального цвета группы, дополнительных параметров (гарантии, тип заезда, инф. источник, цель приезда и пр. ). Создание счета заявки и индивидуального счета группы. Формирование блоков заявки (в разрезе категорий номеров, тарифов и пр. ) и распределение гостей по номерам. Начисление дополнительных услуг на групповую заявку. Внесение депозитов. Выписка счета плательщику, предоставление печатной формы подтверждения групповой брони и акта выполненных работ. Полная и частичная оплата услуг групповой заявки. Просмотр истории групповой заявки. Корректировка элементов заявки и удаление заявки. Отображение информации о заявках (тип заявки, дата создания, номер, наименование, дата заезда/выезда, плательщик и процент плательщика, агент и процент агента, сумма услуг по заявке, сумма доп. услуг, сумма к оплате, сумма оплаченная, тип оплаты, количество гостей — взрослых/детей/доп. места/всего) за период времени. Фильтры и поиск по заявкам. Формирование списка выставленных счетов по всем заявкам и за период времени.

Служба гостиничного хозяйства

Управление службой гостиничного хозяйства (горничные). Формирование технологических карт уборок в разрезе категорий номеров. Формирование списка работ, входящих в уборку (смена полотенец, постельного белья, косметики и пр. ), частота выполнения работ, списание материалов. Формирование справочников зон уборок, складов, выполняемых работ, видов уборок, горничных, событий. Управление заданиями на уборку. Определение зон уборок. Регистрация смен горничных. Ведение графика дежурств. Принудительное добавление уборок в номерах. Прикрепление горничных к номерам. Система подсчета баллов. Формирование печатных форм — наряд на уборку, текущее состояние номеров, список номеров на уборку, список выполненных заданий, расход материалов со склада, бюро находок и пр. Комплектация номеров. Отображение информации о текущем состоянии материалов на складе. Учет прихода и расхода товаров (приходная/расходная накладная, внутреннее перемещение, оборотная ведомость). Учет товаров в минибарах. Информация о состоянии минибаров в номерах. Функция «Бюро находок».

Касса

Управление кассовыми операциями. Информация по текущей кассовой смене (кассир, открытие смены, состояние, количество чеков за смену, сумма по чекам). Закрытие/открытие кассовой смены. Смена кассира. Кассовый отчет. Служебное внесение денег в кассу. Кассовое изъятие. Отчет по кассе за период. Информация по каждому чеку (номер чека, тип, дата формирования чека, сумма чека, возврат, кассир и пр. ). Управление функциями фискального регистратора. Х — отчет, Z — отчет, отчет по кассе за период.

Управление мероприятиями:

Формирование видов мероприятий отеля (конференц-зал, сауна, бассейн и др. ). Бронирование заказа на указанное время. Предоставление вариантов бронирования (разовое посещение, ежедневное, еженедельное, ежемесячное). Определение заказчика, количества гостей, типа оплаты, суммы заказа, суммы предоплаты, ответственного лица, указание комментария. Автозапрет пересечения заказов по времени. Предоставление дополнительных услуг.

Back Office:

Управление несколькими объектами собственности в единой базе. Создание пользователей системы (управляющие, администраторы, горничные и пр. ). Определение прав доступа пользователей. Назначение имени пользователя и пароля для входа в систему. Формирование уровней доступа. Формирование справочников предоставляемых услуг и оплат, категорий услуг и оплат, схем оплат. Управление тарифами, правилами и типами тарифов, скидками. Формирование номерного фонда, категорий номеров, стоимости номеров, индивидуальных особенностей. Указание возможности продажи номеров койко-местами. Определение тарифов для категорий номеров и связь тарифов с временными периодами (сезонами). Формирование элементов статистических данных, используемых в Front Office (рекламные источники, гарантии, цели визита, категории заезда, категории гостей и пр. ). Управление дисконтной и бонусной системами. Управление базой данных (резервное копирование базы данных, восстановление базы).